“Covid-19 có thể “giết chết nhiều doanh nghiệp hơn số người mà nó giết”, nhất là các Micro-SME – những doanh nghiệp chỉ đủ dòng tiền hoạt động từ 1-3 tháng. Doanh nghiệp cần phải lựa chọn sống còn: hoạt động online bằng chuyển đổi số hoặc chết”, nhận định từ Shark Bình (Ông Trương Hòa Bình – Chủ tịch HĐQT NextTech Group) về việc ứng dụng công nghệ của doanh nghiệp thời điểm hiện tại.
Trên thực tế, có 85.500 doanh nghiệp rời thị trường trong 8 tháng đầu năm 2021 (Theo số liệu của Tổng cục Thống kê). Như vậy, dự đoán của của Shark Bình cho đến thời điểm hiện tại là chính xác.
Với lựa chọn chuyển đổi số nói trên, doanh nghiệp chỉ đơn giản là thực hiện những những hành vi cực nhỏ. Đó là quá trình thay đổi từ mô hình doanh nghiệp truyền thống sang doanh nghiệp số bằng việc áp dụng công nghệ mới như điện toán đám mây (computing cloud). Từ đó, thay đổi phương thức quản lý, quy trình làm việc cũng như văn hóa công ty. Đứng trước lựa chọn ứng dụng công nghệ vào quản lý doanh nghiệp, các lãnh đạo thường đắn đo về chi phí, năng lực triển khai và hiệu quả với doanh nghiệp của mình.
Ứng dụng công nghệ vào doanh nghiệp cần sự quyết tâm của người đứng đầu
“Không có chuyện mua một phần mềm là chuyển đổi số thành công” là quan niệm của CEO Phạm Bá Lực – Công ty Nội thất Hoàn Hảo, một SME trong ngành xây dựng. Lý giải về điều này, ông Lực cho biết: “Người đứng đầu công ty cần phải kiên trì, dành thời gian nghiên cứu và áp dụng công nghệ sao cho phù hợp với doanh nghiệp của mình. Chứ không phải là mua phần mềm về rồi bảo nhân viên áp dụng đi, chắc chắn không thành công”.
Cùng với đó, ông Lực cho rằng các tính năng trong phần mềm công nghệ cần được áp dụng lần lượt, theo từng bước để cả hệ thống nhân sự làm quen và vận hành trôi chảy.
Cũng theo CEO Nội thất Hoàn Hảo, quá tình này cần đi song song với việc thay đổi tư duy, nhận thức của đội ngũ nhân sự. Chính vì thế, ông Lực luôn dành thời gian tìm hiểu, so sánh giữa các phần mềm công nghệ, tự tạo lập tài liệu hướng dẫn sử dụng nội bộ cho nhân viên công ty. Đồng thời, ông cũng dành thời gian bàn luận, chia sẻ và đào tạo về việc sử dụng công nghệ mới cho đội ngũ nhân sự.
Hơn nữa, sau khi sử dụng các phần mềm, vị CEO này thực hiện phản hồi, đóng góp cho đơn vị cung cấp để cải thiện sao cho tối ưu và phù hợp với tình hình doanh nghiệp. Thêm vào đó, ông Lực cũng chia sẻ đến các chủ doanh nghiệp khác để họ quản trị doanh nghiệp hiệu quả hơn.
Hoạt động tận dụng các công nghệ để thay đổi cách thức vận hành, mô hình kinh doanh không phải xu hướng mới xuất hiện. Tuy nhiên, trong đại dịch nó được nhắc đến nhiều hơn, tạo nên “làn sóng” chuyển đổi mạnh mẽ nhất trong những năm qua.
Ông Đào Ngọc Hưng – Tổng Giám đốc Công ty Lương Nguyên (thương hiệu thực phẩm Genki Japan House) chia sẻ: “Nhiều doanh nghiệp bỡ ngỡ khi chuyển đổi từ hình thức offline sang online. Còn chúng tôi đã thực hiện chuyển đổi lên doanh nghiệp 4.0 từ trước đại dịch bởi nhận thức trẻ trung, sự quyết tâm và tinh thần luôn sẵn sàng cập nhật xu hướng mới của Ban Lãnh đạo công ty.”
Cũng theo ông Hưng, Genki đã thay đổi cách thức vận hành, quản trị doanh nghiệp từ những nền tảng miễn phí như viber, zalo, excel lên các phần mềm công nghệ chuyên nghiệp như 356 Office, ERP hay quản lý nhân sự bán hàng tại các siêu thị bằng phần mềm FastWork.
“Cũng bởi tình hình dịch bệnh, Genki vốn từ mô hình B2B phát triển thêm hình thức B2C để thích ứng. Công nghệ đã phát huy hiệu quả, giúp chúng tôi đứng vững trong đại dịch. Chúng tôi quản lý và tăng tính lan tỏa, độ phủ sóng với các quầy sushi Nhật trong các siêu thị lớn. Cùng với đó, Genki xuất hiện trên các kênh thương mại điện tử, có một app đặt hàng riêng để tăng tính nhận diện của thương hiệu”, ông Hưng chia sẻ thêm.
Chi phí ứng dụng công nghệ trong doanh nghiệp không cao như vẫn nghĩ
Sau những băn khoăn về năng lực triển khai, nỗi lo với chi phí cũng khiến các doanh nghiệp dè chừng khi ứng dụng công nghệ. Tuy nhiên, có một giải pháp hoàn toàn phù hợp đó là lựa chọn các phần mềm, dịch vụ, nền tảng sử dụng dữ liệu điện toán đám mây với chi phí rẻ, được thiết lập sẵn nên doanh nghiệp dễ dàng áp dụng.
Là một doanh nghiệp nhỏ nhưng sử dụng nhiều phần mềm công nghệ, Công ty Nội thất IKI chi 2% doanh thu cho việc mua phần mềm và đào tạo đội ngũ nhân sự. Ông Ngô Bảo – CEO đơn vị này cho biết: “Trước đây khi chưa sử ứng dụng công nghệ vào quản trị doanh nghiệp, tôi chỉ quản lý được 4 đến 5 công trình đã thấy quá tải. Từ khi chuyển sang sử dụng bộ ứng dụng tập trung trong 1 phần mềm của FastWork hay MyXTeam, toàn bộ hệ thống được cải thiện với cách thức làm việc mới. Tôi có thể quản lý từ 7 đến 10 công trình mà vẫn hoạt động trôi chảy. Việc lựa chọn và trải nghiệm nhiều phần mềm khác nhau đã đem lại cho tôi quyết định đúng đắn khi ứng dụng công nghệ. Từ đó, tôi tạo lập một quy trình chuẩn cho doanh nghiệp trên phần mềm phù hợp”.
Người đứng đầu Nội thất IKI khẳng định, chi phí mua phần mềm và đào tạo sử dụng là khá nhỏ với những thành tựu mà doanh nghiệp đạt được. Khi mà mọi hoạt động của doanh nghiệp được kết nối, liền mạch giữa các phòng/ ban sẽ tạo nên sự chuyên nghiệp, nhanh chóng chinh phục khách hàng.
Với giá thành rẻ, tính ứng dụng cao, các phần mềm công nghệ đã ngay lập tức hỗ trợ doanh nghiệp giảm thiểu khoản chi lãng phí cho những hoạt động hay nhân sự không cần thiết.
Ông Hồ Ngọc Chương – CEO Chuỗi siêu thị Metro Mart cho biết: “Lợi ích đầu tiên khi ứng dụng công nghệ phải kể đến đó là về mặt chi phí. Theo thống kê, ứng dụng phần mềm cho việc quản lý nhân sự tại chuỗi siêu thị giúp Metro Mart tiết kiệm 15% chi phí nhân sự mỗi tháng. Tiếp theo là tối ưu thời gian xử lý bảng công, tính lương của bộ phận kế toán. Thay vì 3 người “đè đầu” ra xuất công, làm bảng lương, xử lý khiếu nại đến 3-4 ngày mới hoàn thiện thì với công nghệ, 1 nhân sự có thể giải quyết triệt để quy trình đó trong 1 ngày mà không có bất kỳ sai sót nào. Rõ ràng ứng dụng công nghệ trong 1 khâu nhỏ đã giúp doanh số tăng, chi phí giảm”.
Có thể thấy, câu chuyện ứng dụng công nghệ trong quản trị doanh nghiệp đã không còn là của riêng lĩnh vực hay phân khúc doanh nghiệp nào. Hơn nữa, những doanh nghiệp lớn cũng từng đi lên từ doanh nghiệp nhỏ với nhận thức chuyển đổi sớm, nhanh chóng bắt kịp xu hướng để vững vàng “chèo lái” trên thương trường.
Mới đây, ông Vũ Tiến Lộc (Ủy viên Ủy ban Kinh tế của Quốc hội, Chủ tịch VCCI) đã đưa ra khẳng định: “Chuyển đổi số giúp rút ngắn khoảng cách giữa các doanh nghiệp lớn với doanh nghiệp nhỏ và vừa. Doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ thay thế cho các cụm doanh nghiệp lớn với sự trợ giúp của nền tảng số”.
