fbpx
25 C
Vietnam
Thứ Năm, Tháng Sáu 30, 2022

Quản lý dự án ứng dụng AI – chìa khóa tối ưu nguồn lực

Nên đọc

Bán hàng là gì và phân loại các hình thức bán hàng

Những khái niệm tưởng chừng đơn giản nhưng chưa chắc nhiều người đang làm công việc này hiểu rõ và có thể phân loại...

TOP 10 mẫu quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel HR cần biết

10 mẫu quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel dưới đây sẽ giúp HR manager tìm thấy bộ sưu tập đầy đủ nhất...

Nỗi niềm của CEO SME: Thời gian cứ thế trôi đi nhưng doanh thu vẫn ì ạch tại chỗ?

Là CEO của một doanh nghiệp lĩnh vực thương mại với gần 20 nhân viên. Như bao CEO đang quản lý các...

Nỗi trăn trở của CEO: Câu chuyện doanh số không của riêng ai

Đội ngũ Sales và Marketing - câu chuyện con gà và quả trứng Nguyên nhân là gì khi mỗi...

Ứng dụng phần mềm công nghệ dưới góc nhìn đa chiều của CEO SME

“Covid-19 có thể “giết chết nhiều doanh nghiệp hơn số người mà nó giết", nhất là các Micro-SME – những doanh nghiệp...

Từ xa xưa, loài người đã hình thành ý thức tổ chức con người lại để thực hiện một dự án nào đó. Trong quá trình thực hiện, chúng ta luôn gặp phải thách thức làm thế nào quản lý dự án hiệu quả hoàn thành đúng thời hạn, trong ngân sách và đảm bảo năng suất của thành viên.

Mục tiêu của dự án dù ở bất kỳ ngành nghề hay lĩnh vực nào cũng đều là việc quản lý sao cho nhóm, đội hoàn thành một mục tiêu cụ thể.

Quản lý nhiều nhóm và nhiều dự án không phải là điều đơn giản
Quản lý nhiều nhóm và nhiều dự án không phải là điều đơn giản

Hiện nay, các nhà quản lý không chỉ quản lý nhiều nhóm mà còn quản lý nhiều dự án tại cùng một thời điểm. Những dự án này thường bổ trợ cho nhau để hướng tới mục tiêu lớn hơn.

Ví dụ với lĩnh vực có nhiều sự luân chuyển thì mục tiêu chính là tìm ra cách thức khiến cho quá trình luân chuyển đó trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

- Quảng cáo -

Với quy trình vận hành trơn tru, người quản lý dự án không chỉ tạo ra kết quả tốt cho công việc mà còn thúc đẩy và đào tạo nhân viên hiệu quả.

Ngày nay, công nghệ trí tuệ nhân tạo AI (Artificial Intelligence) được ứng dụng trong các phần mềm quản lý dự án nhằm đưa ra giải pháp tổng thể bao gồm lập kế hoạch, nghiên cứu mô hình quản lý và đề xuất phương án.
Những phần mềm này đã chứng minh hiệu quả thiết thực mà công nghệ AI mang tới cho hoạt động quản lý dự án.

AI – “Trợ lý” quản lý dự án thông minh

Điều đầu tiên, trí tuệ nhân tạo giảm thiểu sức lao động của con người bằng cách tự xử lý hiệu quả nhiều hoạt động trong các giai đoạn của dự án như lên lịch, nhắc nhở, theo dõi tiến trình. Nhờ đó, con người có thể yên tâm tập trung thời gian vào công việc mà không lo ngại bỏ lỡ bất kỳ công đoạn nào của dự án.

Các phần mềm hỗ trợ quản lý dự án sẽ tích hợp công cụ giao tiếp và quản lý tạo ra một quy trình hoàn chỉnh. Trong tương lai gần, người quản lý hoàn toàn có thể mong chờ một AI Bot nhắc nhở bạn theo dõi một email hay nhắc nhở rằng sắp tới hạn trả lời email đó.

Trong khi hệ thống AI thực hiện các công việc ít chuyên sâu và lặp đi lặp lại, người quản lý có thể tập trung vào những công việc quan trọng hơn của dự án. Yếu tố này không chỉ giúp nhà quản lý giải phóng sức lao động hiệu quả mà còn giúp xây dựng môi trường làm việc thoải mái, năng suất.

“Trợ lý” quản lý dự án AI giúp con người giảm thiểu sức lao động
“Trợ lý” quản lý dự án AI giúp con người giảm thiểu sức lao động

>>> Tham khảo Phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất

Tiết kiệm thời gian với sự hỗ trợ của AI

Phần mềm quản lý dự án ứng dụng AI còn nổi bật với lợi ích tiết kiệm thời gian. Tính năng này cho phép nhà quản lý chỉ tập trung vào các quy trình phức tạp.

Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng, nhà quản lý dự án mất rất hơn một nửa thời gian làm việc để giải quyết các vấn đề hành chính như xử lý và theo dõi các cập nhật mới. Thật may mắn, Bot AI hoàn toàn có thể hỗ trợ các công việc ít chuyên sâu như vậy, giúp nhà quản lý dự án có thêm nửa thời gian trong ngày xử lý các công việc khác.

Ngoài ra, thời gian tiết kiệm được nhà quản lý có thể phân bổ cho việc đào tạo nhân viên, trao quyền và thúc đẩy họ đạt hiệu quả cao hơn nữa. Nếu người dẫn dắt không dành thời gian lắng nghe nhu cầu, trao đổi với từng thành viên thì dự án dễ dẫn đến chậm tiến độ do những khúc mắc chưa được giải quyết.

mobiwork-quan-ly-du-an-3
Phần mềm quản lý dự án ứng dụng AI tối ưu hóa thời gian làm việc

Nếu đi từ góc độ của các thành viên nhóm dự án thì các công cụ AI đang hỗ trợ họ tiết kiệm thời gian trong việc sắp xếp một núi công việc khổng lồ.

Cũng như nhà quản lý, thành viên nhóm cũng phải dành ra một lượng thời gian đáng kể để lưu trữ hồ sơ, báo cáo và chỉnh sửa. Khi chuyển hết công đoạn này sang hệ thống AI, thành viên nhóm dự án sẽ có thêm thời gian cải tiến sản phẩm của họ.

Điều này làm cho cả quá trình vận hành hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian, ngân sách vì nhân viên đạt được kết quả tốt hơn trong thời gian ngắn hơn.

>>> Xem thêm Phần mềm chấm công ứng dụng trí tuệ nhân tạo AI

AI – “Nhà phân tích” tuyệt vời của dự án

Từ góc nhìn về hiệu quả kinh doanh, AI cũng giống như một nhân viên tài năng của doanh nghiệp vì nó có khả năng quản lý các phân tích phức tạp. Khả năng này của AI cho phép một tổ chức quan sát tiến trình dự án và đưa ra định hướng cho giai đoạn tiếp theo.

Trong khi con người thường có những phán đoán cảm tính dựa vào thế giới quan của bản thân thì AI có thể nhìn bao quát dự án và đưa ra những phán đoán giá trị dựa vào số liệu đã thống kê được.

Phân tích dự án với AI chính xác và chi tiết
Phân tích dự án với AI chính xác và chi tiết

Trong quá trình giám sát ngân sách và kế hoạch, AI cũng dần học cách xác định những tác động có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án.

Bên cạnh đó, AI có một khả năng ở mức độ phức tạp hơn là theo dõi và đánh giá hành vi của con người từ các mẫu thu thập được.

Hệ thống AI có thể quan sát hành vi, nắm bắt thói quen, sắc thái của từng thành viên trong nhóm. Điều này tạo ra 2 lợi ích. Lợi ích thứ nhất là AI nhận ra những sự việc, tác động có khả năng cao dẫn đến xung đột trong lịch dự án và đề xuất một ngày thay thế phù hợp nếu mọi thứ dần đi chệch tiến độ. Lợi ích thứ 2 là dựa trên dữ liệu phân tích được, AI đề xuất khóa đào tạo phù hợp cho nhân viên để cải thiện năng suất làm việc.

Trong tương lai, hệ thống tích hợp AI còn có khả năng giải quyết các xung đột trong quá trình thực hiện công việc dự án của nhân viên làm việc từ xa, khác múi giờ.

Phần mềm quản lý dự án tích hợp AI mang tới tiềm năng lớn
Phần mềm quản lý dự án tích hợp AI mang tới tiềm năng lớn

Theo thời gian, các hệ thống quản lý dự án tích hợp AI sẽ có những bước phát triển mới về khóa học hành vi con người. Đó là một hệ thống có khả năng phân tích từng thành viên trong dự án để đưa ra dự đoán những nguy cơ tiềm ẩn và phương án giải quyết dựa theo phần tích cụ thể. Tựu chung lại, lợi ích tiềm năng mà AI mang tới cho hoạt động quản lý dự án là rất đáng kể và doanh nghiệp không nên bỏ qua cơ hội này.

>>> Xem thêm Phần mềm chấm công nhận diện khuôn mặt là gì?

Theo Forber | Tác giá: Ron Schmelzer, Managing Partner & Principal Analyst tại Cognilytica

Nguồn: Fastwork.vn

Tin liên quan

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

Mới nhất

“Cửa sáng” cho ngành Xây Dựng năm 2022

Phục hồi từ đáy Nhìn chung tăng trưởng của ngành xây dựng đã chạm đáy vào thời điểm quý...

Các nhà thầu xây dựng yêu cầu làm rõ trách nghiệm thanh toán của chủ đầu tư

“Bình thường việc thanh toán của các chủ đầu tư đã luôn chậm trễ nhưng hiện nay do dịch bệnh, mạch tài...

Doanh nghiệp Xây Dựng: Tiếp tục tăng nợ phải thu

Nhiều doanh nghiệp Xây Dựng đối mặt với tình trạng “thanh toán sau”, “trả chậm”, “nợ”, dẫn đến thời gian thu hồi...

Khảo sát từ KPMG: Tương lai ngành nhân sự 2022

Chuyển đổi số và ảnh hưởng của COVID-19 đã thay đổi cách thức thực hiện công việc. Nhiều doanh nghiệp gặp khó...

Phát triển vật liệu xây không nung thành ngành công nghiệp tiên tiến

Chương trình "Phát triển vật liệu xây không nung tại Việt Nam" vừa được Phó Thủ tướng Chính phủ Lê Văn Thành...