Là CEO của một doanh nghiệp lĩnh vực thương mại với gần 20 nhân viên. Như bao CEO đang quản lý các doanh nghiệp nhỏ khác, tôi luôn ở trong trạng thái “3 đầu 6 tay”, chạy theo kiểm tra, rà soát, nhắc nhở nhân viên.
Nhưng điều khiến tôi mệt mỏi nhất là không thể cải thiện được doanh thu của doanh nghiệp trong cả năm trời vừa qua. Nhân viên chăm chỉ đi làm hàng ngày, vẫn gặp khách hàng thường xuyên nhưng số lượng hợp đồng ký được không hề tăng trưởng.
Cảm giác bí bách giống như biết cỗ máy của mình cần được sửa chữa mà lại không biết nó đang gặp sự cố ở đâu!
Tôi mất cả buổi sáng để check và check
Là doanh nghiệp nhỏ, hiện tại tôi triển khai cho nhân viên sử dụng các phần mềm miễn phí để giao tiếp và quản lý công việc như telegram, google sheet, google drive, zalo, email, excel…
Bắt đầu 1 ngày, tôi mở ứng dụng để giao, nhắc nhở, kiểm tra tiến độ công việc từng bộ phận, phòng ban; kiểm tra email và trả lời những thắc mắc từ phía nhân viên, duyệt các loại hóa đơn, hợp đồng, đề xuất; kiểm tra các loại báo cáo…
Có lẽ đọc tới đây, các bạn sẽ cười tôi, rằng CEO doanh nghiệp nào mà chẳng có hàng tá công việc như vậy. Nhưng điều tôi muốn chia sẻ không nằm ở đó.
Vấn đề là:
- Tôi mất nhiều thời gian để giải đáp nhân viên về một công việc tôi đã giao rõ ràng trước đó chỉ bởi nhân viên của tôi đã quên.
- Tôi mất nhiều thời gian để đọc báo cáo của phòng kinh doanh, phòng marketing, phòng kế toán rồi ngồi hàng giờ tổng kết các báo cáo đó lại để nắm được tình hình kinh doanh
- Tôi mất nhiều thời gian chờ trưởng bộ phận rà soát tiến độ rồi mới có thể báo cáo…
Giờ thì nếu đang ở vị trí giống như tôi, các bạn đồng cảm rồi chứ?
Sẽ không có hình ảnh một vị CEO thảnh thơi nhâm nhi cốc cà phê, nghĩ ra hàng loạt các ý tưởng đột phá, gọi cấp dưới vào trao đổi và cứ thế nhận về một kết quả như mong muốn.
Trạng thái của chúng ta, những CEO doanh nghiệp nhỏ là “ngập lụt” trong hàng ngàn các đầu việc cần kiểm tra và xử lý.
Những nỗi lo cứ canh cánh trong lòng
1.Lo lắng nhất là Doanh thu ì ạch dậm chân tại chỗ
Uhm, hàng ngày nhân viên của tôi vẫn triển khai các chiến dịch thu hút khách hàng tiềm năng, nhân viên kinh doanh vẫn đều đặn đi gặp khách hàng. Nhưng doanh thu cả năm nay vẫn không hề tăng trưởng.
Các cuộc họp được tổ chức mỗi tháng 2 lần nhưng không phòng ban nào đưa ra được phương án cải thiện cụ thể và khả thi.
Lúc này, tôi băn khoăn giữa 3 vấn đề:
- Dịch vụ của mình đã đủ tốt hay chưa? Nếu chưa thì cần cải thiện gì?
- Các phòng ban tham gia vào quy trình bán hàng đã kết nối tốt với nhau hay chưa? Sao thời gian chốt sales lâu thế? Công đoạn nào đang chậm nhất trong quy trình?
- Năng lực tư vấn của nhân viên có cải thiện lên không?
Đáng buồn là tôi chưa trả lời được, vì báo cáo từ các phòng ban thường xuyên thiếu thông tin. Thêm vào đó, các báo cáo cũng rời rạc, không thống nhất với nhau.
Khi công việc ngày một nhiều, nhân sự ngày một tăng lên, doanh nghiệp phải gồng gánh các thể loại chi phí nhưng doanh số vẫn không có sự tăng trưởng. Điều này thực sự là một vấn đề lớn đang đè nặng lên sự phát triển của toàn bộ doanh nghiệp tôi.
2. Không kiểm soát và cải thiện được những vấn đề trong bộ máy
Đôi khi tôi nghĩ, mình như đang đeo một “chiếc kính râm” khi điều hành doanh nghiệp. Mọi thông tin đều không rõ ràng.
Mọi thông tin, số liệu và tiến độ công việc & dự án lớn nhỏ thông thường tôi đang mất đến 2-3 ngày mới được cấp dưới báo cáo và cập nhật lên. Chưa kể các số liệu bị phân tán, rời rạc tại nhiều nơi, khi thì thiếu sót do sự thiếu liên kết từ các bộ phận. Kỳ thực, muốn ra quyết định gì cũng thiếu tự tin, vì không biết số liệu này có chính xác. Các thông tin đều chỉ được báo cáo 1 chiều từ phía nhân viên phụ trách.
Thêm vào đó, tôi luôn có cảm giác chạy theo nhân viên cả ngày để hỗ trợ và giải quyết vấn đề. Nhân sự thì không chỉ có 3-4 người, công việc thì nhiều, quy trình xử lý các bộ phận thì rời rạc, các công cụ làm việc thì không đồng nhất. Một ngày tôi không nhớ phải hỏi nhân viên mình bao nhiêu câu “Em xử lý việc A chưa?”, “Công việc B đến đâu rồi?” hay “Báo cáo của anh đâu?” nữa bởi việc gì dường như cũng phải đến tay tôi mới ổn thỏa được.
CEO doanh nghiệp nhỏ, cần gì để quản lý và phát triển doanh nghiệp?
Lúc này, tôi nhận ra mình cần một phương pháp làm việc đồng bộ, một quy trình xử lý công việc hiệu quả.
Tôi đã đọc được từ một báo cáo gần đây của một nhà Kinh tế học người Mỹ có tên James Bessen từ Boston University School of Law chỉ ra rằng, các doanh nghiệp dẫn đầu, có năng suất lao động và doanh thu vượt trội so với đối thủ – thường có lợi thế vượt trội về công nghệ thông tin. Đó là bởi, một doanh nghiệp có nền tảng công nghệ thông tin tốt sẽ đòi hỏi doanh nghiệp có khả năng quản lý tốt đi kèm, không chỉ để vận hành hệ thống mà còn tối ưu được nó.
James Bessen đã đưa ra kết luận của mình trong bản báo cáo đó rằng “McDonald’s thành công không phải vì họ có thể làm ra chiếc burger ngon nhất. Tôi tin là vợ tôi có thể nướng bánh ngon hơn họ. Nhưng chúng ta không thể cạnh tranh với McDonald’s, vì chúng ta không thể tạo ra quy trình nướng bánh nhanh, chính xác và hoàn hảo như McDonald’s. Chúng ta không thể vận hành một hệ thống hàng ngàn cửa hàng như vậy. Tất cả đều phải nhờ công nghệ hỗ trợ.”
Chính điều này đã thôi thúc tôi suy nghĩ về một công cụ làm việc đồng nhất, một hệ thống tập trung toàn diện các quy trình, công việc trong toàn bộ doanh nghiệp.
Có thể lấy ví dụ như trước đây tôi luôn phải chủ động nhắc việc, giám sát tiến độ công việc các bộ phận thì giờ đây sẽ có một công cụ giúp tôi có thể nhìn vào và nắm bắt được tình trạng công việc đang đến đâu, tắc nghẽn chỗ nào, tại sao chưa xử lý được.
Hay như 1 dự án gồm vài chục hạng mục lớn nhỏ, tôi có thể trực tiếp giao việc trên hệ thống đó cho các bộ phận xử lý theo một quy trình làm việc có sẵn mà chỉ khi việc A hoàn thành mới đến việc B. Hoặc với mỗi đầu việc tôi có thể thảo luận, trao đổi cùng với mọi nhân sự có liên quan cũng như mọi dữ liệu, thông tin được tập trung tại đó.
Và hơn hết là một hệ thống báo cáo tiến độ trực quan để nhà quản trị như tôi có thể trong thời gian ngắn nhất nắm bắt được tiến độ công việc, tình trạng xử lý công việc của cấp dưới.
Nhưng tiền đâu để đầu tư công nghệ?
Tuy vậy, nhưng với tiềm lực doanh nghiệp mình còn hạn hẹp, cộng với đội ngũ lại không có bộ phận công nghệ thông tin chuyên trách khiến tôi trở nên ngần ngại với mong muốn đó. Ngân sách và chi phí dường như là rào cản lớn nhất khiến những doanh nghiệp nhỏ ngại ngùng khi muốn tiếp cận với công nghệ.
Đâu sẽ là câu trả lời cho mong muốn từ các nhà lãnh đạo? Nếu các nhà CEO hay lãnh đạo cũng đang có những băn khoăn và mong muốn tiếp cận gần hơn với công nghệ, đừng ngần ngại trải nghiệm demo Bộ giải pháp phần mềm 25 ứng dụng vận hành dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
